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Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen (2020) Mit Spesen Steuern sparen

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FirmBee (CC0), Pixabay

Kosten fĂŒr Restaurants und Hotels gehen ganz schön ins Geld. firmenauto sagt, welche Verpflegungspauschalen Sie ab 2020 nach der Dienstreise absetzen können.

StĂ€ndig geschĂ€ftlich auf Achse zu sein, bedeutet Mehrkosten. FĂŒr Übernachtungen, fĂŒrs Essen im Restaurant, die Toilette an der RaststĂ€tte. All dies und vieles mehr kann man bei der EinkommensteuererklĂ€rung absetzen. Viele Firmen bezahlen ihren Mitarbeitern Spesen. Wenn die sich am sogenannten amtlichen Sachbezugswert orientieren, also dem Satz, den das Finanzamt fĂŒr angemessen hĂ€lt, kann der Mitarbeiter natĂŒrlich keine weiteren Kosten steuerlich absetzen. Was als Werbungskosten gilt und was nicht, regelt Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzes. 

Verpflegung: Kommt drauf an, wer bezahlt

Die sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen etwa. Wieviel der Mitarbeiter fĂŒrs teuer eingekaufte Mittag- oder Abendessen ansetzen darf, hĂ€ngt davon ab, wie lange er geschĂ€ftlich unterwegs ist. Und zwar ab Abfahrt zuhause beziehungsweise der Firma. FĂŒr 2020 wurden die PauschsĂ€tze erhöht: Ab acht Stunden akzeptieren die Finanzbeamten in Deutschland jeweils 14 Euro (bisher: 12 Euro) bei den Werbungskosten, ab 24 Stunden jeweils 28 anstatt bisher 24 Euro.

Aber Vorsicht: Bekommt der Kollege unterwegs eine Mahlzeit gestellt, wird der Werbungskostenabzug gekĂŒrzt – und zwar um 20 Prozent fĂŒr ein FrĂŒhstĂŒck und um jeweils 40 Prozent fĂŒr ein Mittag- und Abendessen. Das entspricht bei einer eintĂ€gigen Reise einer KĂŒrzung um 2,80 beziehungsweise 5,60 Euro. Allerdings nur, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt.

Beispiel: Das Unternehmen schickt Kollege Maier auf ein eintĂ€giges Seminar inklusive Mittagsbuffet. Maier startet um 6 Uhr und kommt um 19 Uhr wieder zuhause an, ist also 13 Stunden unterwegs. NatĂŒrlich hatte sein Chef nicht selbst gekocht. Aber er hatte veranlasst, dass Maier sich auf Firmenkosten am Buffet bedient. Also kann Maier nicht 12 Euro als Werbungskosten ansetzen, sondern nur 8,40 Euro, da er fĂŒrs Mittagessen 5,60 Euro abziehen muss.

Einen Sonderfall stellen nÀchtliche Dienstreisen dar. Wer beispielsweise abends um 19 Uhr startet und erst um 4 Uhr morgens wieder zuhause ist, darf die Zeiten beider Tage zusammenrechnen. Kommt er auf mehr als acht Stunden, so kann er ebenfalls pauschal 14 Euro ansetzen.

FreizĂŒgiger ist das Finanzamt, wenn ein Mitarbeiter von einem externen GeschĂ€ftspartner eingeladen wird. Dieses GeschĂ€ftsessen mindert seine Werbungskosten nicht. Und falls seine Firma ihm eine Verpflegungspauschale bezahlt, darf er die komplett einstecken.

Manche Unternehmen setzen jedoch eigene Reisekostenregelungen auf, als Teil des Arbeitsvertrags. Da das Unternehmen nicht verpflichtet ist, Spesen zu bezahlen, kann es die Spielregeln bestimmen. Der Chef könnte also verlangen, dass der Mitarbeiter solche Einladungen angibt, um ihm dann den Tagessatz zu kĂŒrzen. Das muss der Kollege zwar hinnehmen. Steuerlich aber kann er die Differenz am Jahresende geltend machen.

Sonderfall Galadinner

Bei besonders aufwendigen GeschĂ€ftsessen kommt wieder der amtliche Sachwertbezug ins Spiel, zumindest, wenn die eigene Firma einlĂ€dt. Denn die Finanzbeamten akzeptieren nur BetrĂ€ge bis 60 Euro, inklusive GetrĂ€nken. Was darĂŒber hinausgeht, gilt als Belohnungsessen, das der Arbeitnehmer versteuern muss.

Beispiel: Eine Firma prĂ€miert jedes Jahr die erfolgreichsten GeschĂ€ftspartner und ehrt sie auf einer großen Abendveranstaltung. NatĂŒrlich sind auch die eigenen Mitarbeiter dabei, schließlich gilt es, Kontakte zu pflegen. Der Caterer stellt dem Unternehmen fĂŒrs Galadinner pro Person 100 Euro inklusive GetrĂ€nke in Rechnung. Die muss der Chef seinen Mitarbeitern auf den Arbeitslohn aufschlagen, damit sie das Essen als geldwerten Vorteil versteuern. Im Gegenzug können die Mitarbeiter die volle Verpflegungspauschale bei der Steuer geltend machen, mĂŒssen also nichts fĂŒrs Abendessen abziehen.

Auslandsreisen: bis 80 Euro pro Tag

FĂŒrs Ausland gelten bei den Verpflegungsmehraufwendungen andere BetrĂ€ge. Je nach Region betragen sie zwischen 23 Euro bei Reisen nach Bosnien-Herzegowina bis zu 80 Euro in Norwegen. Bei eintĂ€gigen Reisen ins Ausland und fĂŒr RĂŒckreisetage aus dem Ausland ins Inland ist der Pauschbetrag des letzten TĂ€tigkeitsorts im Ausland maßgebend. Wichtig zu wissen, wenn man beispielsweise zur Montage oder als Berater ins Ausland geschickt wird.

GrundsĂ€tzlich gibt’s die Verpflegungspauschale maximal fĂŒr drei Monate am StĂŒck. Und noch ein Sonderfall: Bei FĂ€hrĂŒberfahrten ist das fĂŒr Luxemburg geltende Tagegeld (aktuell 32 beziehungsweise 47 Euro) und fĂŒr die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das fĂŒr den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Unterkunft: Der Trick mit dem FrĂŒhstĂŒck

Wer lĂ€nger unterwegs ist, muss ĂŒbernachten. GrundsĂ€tzlich kann man die Kosten fĂŒrs Hotel absetzen, und zwar ohne Verpflegung. Oft weist die Rechnung aber nur einen Gesamtpreis auf. Bei einer Tagespauschale beispielsweise lĂ€sst sich der Preis fĂŒr die Verpflegung nicht feststellen. In diesem Fall muss der Mitarbeiter den Gesamtpreis um die die VerpflegungssĂ€tze fĂŒr FrĂŒhstĂŒck oder Mittagessen kĂŒrzen.

Beispiel: Auf einer zweitĂ€gigen Reise stellt das Hotel die Rechnung als Pauschalarrangement in Höhe von 90 Euro auf den Arbeitgeber aus. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Der Chef zieht 5,60 Euro fĂŒrs FrĂŒhstĂŒck ab (20 Prozent von 28 Euro) und ĂŒberweist dem Mitarbeiter steuerfrei 84,40 Euro. Dann bleibt dem Angestellten die volle Verpflegungspauschale von 28 Euro (je 14 Euro fĂŒr An- und Abreisetag) erhalten, denn sonst wĂŒrde er das FrĂŒhstĂŒck ja zweimal bezahlen. Oder der Chef bezahlt die gesamten 90 Euro. Dann steht den Mitarbeiter nur eine ums FrĂŒhstĂŒck gekĂŒrzte Verpflegungspauschale in Höhe von 22,40 Euro zu. Wie man rechnet, kommt man aufs selbe Ergebnis.

UngĂŒnstig fĂŒr den Mitarbeiter ist es, wenn die auf seinen Namen ausgestellte Rechnung ein teures FrĂŒhstĂŒck separat ausweist. Beispiel: Zum 180 Euro teuren Zimmer des FĂŒnf-Sterne-Hotels kommen 40 Euro fĂŒrs morgendliche Buffet. Dann darf der Chef 208 Euro steuerfrei erstatten (180 Euro plus zweimal 14 Euro fĂŒr die Verpflegung). Auf der Differenz in Höhe von 12 Euro bleibt der Mitarbeiter aber sitzen. Gleiches gilt, wenn der Chef die Hotelkosten gar nicht ĂŒbernimmt: Absetzen kann der Mitarbeiter nur die Übernachtung plus die zweitĂ€gige Pausche in Höhe von 208 Euro.

Einen Eigenanteil muss auch ĂŒbernehmen, wer Gattin oder Ehemann auf eine mehrtĂ€gige Dienstreise mitnimmt. Das Finanzamt akzeptiert nur den gĂŒnstigeren Preis eines Einzelzimmers.

Da können Fernfahrer einfacher rechnen, haben sie doch meist ihr Bett dabei. Übernachten sie auf RastplĂ€tzen in den Schlafkabinen ihrer Fahrzeuge, kostet sie das in der Regel nichts. Trotzdem haben sie Ausgaben: fĂŒr Toilette und Dusche am Rasthof oder fĂŒr die Reinigung ihrer BettwĂ€sche. Diese Kosten mĂŒssen sie laut den Vorgaben des Bundesministeriums fĂŒr Finanzen fĂŒr einen Zeitraum von drei Monaten mit Belegen nachweisen. Gibt es keine Quittungen, darf geschĂ€tzt werden. Nach einem Urteil des Finanzgerichts MĂŒnchen vom September 2015 (Az. 7 K 2393/13) sind fĂŒnf Euro pro Nacht „keinesfalls ĂŒberhöht“.

Pendlerpauschale

Zu guter Letzt können Arbeitnehmer die Fahrtkosten zwischen Wohnung und ArbeitsstĂ€tte absetzen. Aber wie? Nach der Pendlerpauschale von nun 35 Cent je Entfernungskilometer oder der Reisekostenpauschale von 30 Cent pro Kilometer fĂŒr Hin- und RĂŒckfahrt? Hier kommt der Begriff der „ersten TĂ€tigkeitsstĂ€tte“ – einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung – ins Spiel. Lkw-Fahrer etwa, die praktisch durchgehend unterwegs sind, haben in der Regel keine erste TĂ€tigkeitsstĂ€tte. Ihr Lastwagen gilt nicht als ortsfeste Einrichtung. Somit mĂŒssten sie die Fahrtkosten zur Firma eigentlich mit der Reisekostenpauschale von 30 Cent fĂŒr Hin- und RĂŒckfahrt steuerlich absetzen können. Dem ist aber nach einem Urteil des Finanzgerichts NĂŒrnberg vom Mai 2016 (Az. 4 K 1536/15) nicht so. Denn sobald ein Fahrer seinen Lkw oder auch seinen Lieferwagen regelmĂ€ĂŸig in der Firma oder an einem anderen festen Ort ĂŒbernimmt, handelt es sich um einen vom Arbeitgeber festgelegten Sammelpunkt. Die Fahrtkosten dorthin sind dann nur mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar, also nur mit 30 Cent fĂŒr die einfache Strecke.

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